Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ график отпусков работодатель утверждает (с учётом мнения профсоюза) не позднее чем за 2 недели до нового года. После утверждения график обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Если работнику своевременно не были выплачены отпускные либо о времени начала отпуска его предупредили позже чем за 2 недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется женщине по её желанию перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребёнком независимо от стажа работы в данной организации.

Отцы, воспитывающие детей без матери, а также опекуны (попечители) несовершеннолетних также могут брать отпуск по окончании отпуска по уходу за ребёнком. По желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (независимо от времени его непрерывной работы в организации).

По просьбе одного из работающих родителей (опекуна, попечителя) работодатель обязан вне очереди предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребёнка в возрасте до 18 лет в другую местность для поступления на обучение по образовательным программам среднего или высшего образования. При наличии 2 и более детей отпуск для этой цели предоставляется один раз для каждого ребёнка.

В удобное время без соблюдения очередности и вне графика отпуск предоставляется также: инвалидам войны, участникам Великой Отечественной войны, ветеранам боевых действий, донорам, награждённым нагрудным знаком «Почётный донор России», Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы, пострадавшим в результате Чернобыльской катастрофы.